การแจ้งเบาะแส

1. นโยบาย

คณะกรรมการเปิดโอกาสให้พนักงานหรือผู้มีส่วนได้เสียที่พบเห็น หรือมีหลักฐาน หรือมีข้อสงสัยว่ามีหลักฐานหรือบุคคลซึ่งกระทำในนามบริษัท ได้เข้าไปมีส่วนร่วมในการให้สินบนหรือคอร์รัปชั่นทั้งทางตรงหรือทางอ้อม การทุจริตกระทำผิดตามกฏหมาย การฝ่าฝืนกฎระเบียบ ข้อบังคับ และนโยบายของบริษัท การไม่ปฏิบัติตามจรรยาบรรณของกรรมการบริษัท ผู้บริหารและพนักงาน การไม่ได้รับความเป็นธรรมในการปฏิบัติงาน สามารถแจ้งเบาะแส ข้อร้องเรียนการกระทำดังกล่าว โดยผ่านช่องทางและกระบวนการที่บริษัทกำหนด

• (ก) ความไม่ถูกต้องและไม่เหมาะสมในงานบัญชี การตรวจสอบบัญชีหรือการเงินหรือกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับบริษัท
• (ข) ความขัดแย้งทางผลประโยชน์
• (ค) การทุจริต ฉ้อโกงของผู้ขาย
• (ง) การนำทรัพย์สินหรือสมบัติของบริษัทไปใช้ในทางที่ผิด การบิดเบือนบัญชีรายจ่าย การฉ้อโกงบัตรเครดิตหรือการโจรกรรมอื่นๆ
• (จ) การฝ่าฝืนระเบียบด้านความมั่นคงหรือความปลอดภัยของบริษัท
• (ฉ) การฝ่าฝืนหรือสงสัยว่าฝ่าฝืนกฎหมาย นโยบายและข้อบังคับของบริษัท รวมถึงการตอบโต้ใดๆ ที่ถูกห้ามโดยนโยบายฉบับนี้

บริษัทจะเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้เป็นความลับ และคำนึงถึงความปลอดภัยของผู้ร้องเรียน เว้นแต่กรณีที่ต้องเปิดเผยตามที่กฎหมายกำหนด

นโยบายนี้ให้สิทธิพนักงานทุกคน ของบริษัท ไทยโตไกคาร์บอนโปรดักท์ จำกัด และผู้มีส่วนได้เสียกับบริษัท

2. ช่องทางการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียน

รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการยื่นข้อร้องเรียนและการตรวจสอบ มีดังต่อไปนี้

• 2.1 ผู้ร้องเรียนสามารถยื่นข้อร้องเรียนได้โดยตรงด้วยตนเองทางวาจา ลายลักษณ์อักษร อิเลกทรอนิกส์เมล์ โทรศัพท์ หรือส่งข้อความที่กล่องรับข้อร้องเรียนของบริษัท
• 2.2 ผู้ร้องเรียนสามารถยื่นข้อร้องเรียนต่อผู้รับข้อร้องเรียน โดยเรียงตามลำดับดังนี้
  • 2.2.1 ผู้จัดการแผนก
  • 2.2.2 ผู้จัดการฝ่ายต้นสังกัด
  • 2.2.3 ผู้จัดการฝ่ายบริหารกิจการ
  • 2.2.4 เลขานุการบริษัท
• 2.3 หากข้อร้องเรียนเกี่ยวข้องกับผู้รับข้อร้องเรียนข้างต้น ผู้ร้องเรียนอาจยื่นข้อร้องเรียนต่อบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่าเช่น รองกรรมการอำนวยการ หรือกรรมการอำนวยการ
• 2.4 หากข้อร้องเรียนเกี่ยวข้องกับพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมทางการเงินหรือการฉ้อโกง (เช่น การบันทึกบัญชีแบบซ่อน เงื่อนมีพิรุธ การควบคุมบัญชีภายใน หรือประเด็นต่างๆ ที่ตรวจพบจากการตรวจสอบ) ผู้ร้องเรียนอาจยื่นข้อร้องเรียนต่อประธานกรรมการได้โดยตรง
• 2.5 ในกรณีผู้ร้องเรียนเลือกที่จะไม่เปิดเผยชื่อ ต้องระบุรายละเอียดข้อเท็จจริงหรือหลักฐานที่ชัดเจนเพียงพอ ที่จะแสดงให้เห็นว่ามีเหตุอันควรเชื่อได้ว่า มีการเข้าไปมีส่วนร่วมในการให้สินบนหรือคอร์รัปชั่น

3. การดำเนินการเมื่อได้รับข้อร้องเรียน

บริษัทจะทบทวนรายงานเบาะแสและข้อร้องเรียน โดยจะทำการตรวจสอบ สอบสวน และดำเนินการแก้ไขตามความเหมาะสม

4. มาตรการคุ้มครองผู้ร้องเรียน

• 4.1 ผู้ร้องเรียนสามารถเลือกที่จะไม่เปิดเผยตนเอง หากเห็นว่าการเปิดเผยนั้น จะทำให้เกิดความไม่ปลอดภัยหรือความเสียหาย
• 4.2 บริษัทจะเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้เป็นความลับ และคำนึงถึงความปลอดภัยของผู้ร้องเรียน โดยกำหนดมาตรการคุ้มครองผู้ร้องเรียนที่เป็นพนักงาน รวมถึงผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริงจะได้รับความคุ้มครอง จากการเลิกจ้างที่ไม่เป็นธรรม อันเนื่องมาจากสาเหตุแห่งการแจ้งข้อร้องเรียน เช่น รบกวนการปฏิบัติงาน เปลี่ยน ตำแหน่ง เลิกจ้าง เป็นต้น
• 4.3 บริษัทจะดำเนินการตามขั้นตอนอย่างสมเหตุสมผล เพื่อที่จะปกป้องและให้ความคุ้มครองต่อผู้ร้องเรียน ทุกข้อร้องเรียนจะถูกเก็บเป็นความลับ การสอบสวนในทุกขั้นตอนจะถูกดำเนินการไปในลักษณะที่เป็นความลับ ดังนั้น ข้อมูลจะถูกเปิดเผยได้เฉพาะเมื่อมีความจำเป็นสำหรับการสอบสวนหรือเมื่อมีการรวบรวมข้อเท็จจริงให้แก่ผู้รับข้อร้องเรียนหรือการให้ความร่วมมือใดๆ ที่เป็นประโยชน์ในทางกฎหมาย ผู้ร้องเรียนคนใดที่ยื่นข้อร้องเรียนโดยสุจริตใจไม่ควรหวั่นเกรงต่อการตอบโต้ หรือการกระทำใดๆ ที่ไม่เป็นธรรม เช่น การแก้แค้น หรือการข่มขู่ เป็นต้น

5. งดการตอบโต้

• 5.1 บริษัทห้ามมิให้มีการตอบโต้โดยมิชอบด้วยกฎหมาย สำหรับการร้องเรียนโดยสุจริตหรือการมีส่วนในการถูกตรวจสอบภายใน หรือถูกตรวจสอบจากหน่วยงานรัฐเกี่ยวกับการประพฤติมิชอบที่อาจเกิดขึ้น
• 5.2 พนักงานหรือเจ้าหน้าที่ผู้ใดที่ตอบโต้ ผู้ที่ละเมิดนโยบายการรายงานนี้ จะต้องถูกลงโทษทางวินัยขั้นสูงสุด รวมถึงการถูกเลิกจ้าง

6. การทำหน้าที่โดยสุจริต

ผู้ใดก็ตามที่รายงานข้อร้องเรียนจะต้องกระทำโดยสุจริตและมีเหตุอันควรเชื่อได้ว่าการกระทำที่รายงานนั้นไม่เหมาะสม หรือผิดกฎหมาย การกล่าวหาที่เป็นเท็จโดยมุ่งร้ายหรือไม่สุจริตอาจส่งผลให้มีการลงโทษทางวินัยขั้นสูงสุด รวมถึงการถูกเลิกจ้าง